Integrar chatbot con HubSpot, Pipedrive y Notion

Por qué integrar el bot con tu CRM

El error típico cuando recién implementas un chatbot es que el lead llega como correo a la bandeja del comercial. Funciona... 10 leads al mes. Cuando suben a 50 o 100, la operación colapsa: se duplican, se pierden, nadie sabe en qué estado están. La integración con CRM resuelve eso de tres formas:

• Deduplicación automática: si el mismo cliente vuelve a escribir, no creas un nuevo lead — actualizas el existente.
• Etiquetado por fuente/etapa: sabes qué porcentaje viene del bot vs otras fuentes, y en qué etapa quedan.
• Trazabilidad de conversión: puedes medir tasa de cierre del bot vs otros canales y optimizar.

El patrón general (sirve para cualquier CRM)

Independiente del CRM elegido, el flujo es el mismo:

1. El bot termina la conversación con datos del lead (nombre, correo, WhatsApp, intención).
2. El backend del bot (en nuestro caso, una función serverless en Vercel) recibe esos datos.
3. El backend llama a la API del CRM: POST /contacts o equivalente.
4. Si la respuesta es 200/201, el bot le confirma al cliente "registrado".
5. Si la respuesta es 4xx/5xx, se cae a un plan B (correo manual al equipo) — nunca se pierde el lead.

Integración con HubSpot

HubSpot es el CRM más usado en PYMES chilenas medianas. Tiene API REST robusta y un tier gratuito generoso.

Endpoint principal

POST https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts

Ejemplo de payload

{
  "properties": {
    "email": "cliente@ejemplo.cl",
    "firstname": "Juan",
    "phone": "+56912345678",
    "lifecyclestage": "lead",
    "hs_lead_status": "NEW",
    "lead_source": "chatbot_web",
    "rubro_negocio": "saneamiento",
    "mensaje_inicial": "Necesito destape de WC en Las Condes"
  }
}

Trampa común

Las "propiedades custom" como rubro_negocio o mensaje_inicial deben existir antes en HubSpot (Settings → Properties → Create property). Si no, la API devuelve 400 sin ser muy claro. Nosotros creamos siempre 4-5 propiedades custom estándar para cada cliente y las dejamos documentadas.

Integración con Pipedrive

Pipedrive es más simple que HubSpot y muchas PYMES chicas lo prefieren. La API también es REST y tiene buena documentación.

Endpoint principal

POST https://{tu-dominio}.pipedrive.com/api/v1/persons?api_token=XXX

Ejemplo de payload

{
  "name": "Juan Pérez",
  "email": [{ "value": "cliente@ejemplo.cl", "primary": "true" }],
  "phone": [{ "value": "+56912345678", "primary": "true" }],
  "owner_id": 12345,
  "label_ids": [8],
  "visible_to": 3
}

Trampa común

Pipedrive tiene dos APIs (v1 y v2) y muchos endpoints están solo en una. Para PYMEs, la v1 sigue siendo la más completa para crear contactos. La v2 es más moderna pero te obliga a usar OAuth — más trabajo de auth.

Integración con Notion

Notion suele aparecer en PYMES más pequeñas o equipos jóvenes que no quieren pagar un CRM dedicado. Funciona sorprendentemente bien para volúmenes bajos-medianos.

Endpoint principal

POST https://api.notion.com/v1/pages

Ejemplo de payload

{
  "parent": { "database_id": "ID-DE-TU-DB-DE-LEADS" },
  "properties": {
    "Nombre":   { "title": [{ "text": { "content": "Juan Pérez" }}] },
    "Email":    { "email": "cliente@ejemplo.cl" },
    "Teléfono": { "phone_number": "+56912345678" },
    "Fuente":   { "select": { "name": "Chatbot Web" }},
    "Estado":   { "select": { "name": "Nuevo" }},
    "Rubro":    { "select": { "name": "Saneamiento" }}
  }
}

Trampa común

Notion exige que cada propiedad del payload exista en la base de datos con el tipo exacto. Si la propiedad "Estado" no es de tipo "select" en tu DB, el call falla. Recomendación: define una vez la DB con todos los campos y úsala como template.

Para los que usan Google Sheets (válido)

Para PYMES muy pequeñas, una hoja de Google Sheets sigue siendo CRM válido. Integración vía Google Sheets API:

POST https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/{id}/values/Leads!A:G:append

Es lo más simple y lo más subestimado. Si tu volumen no pasa los 100 leads/mes, Sheets + automatización del bot es perfecto.

Cómo encadenar todo: webhooks + jobs

En la práctica el flujo real que implementamos para clientes como Destape Rápido es:

1. El bot completa la conversación → llama a un webhook interno.
2. El webhook dispara 3 acciones en paralelo:
   • Crear/actualizar contacto en el CRM.
   • Mandar correo de resumen ejecutivo al equipo (vía Resend).
   • Mandar WhatsApp interno al técnico de turno con la ficha.
3. Si alguna acción falla, se reintenta con backoff y se loguea para revisión.

Errores que vemos siempre y cómo evitarlos

• Hardcodear el API token en el cliente: nunca. Va siempre en variable de entorno del backend.
• No deduplicar: si el cliente vuelve mañana, vas a tener 2 registros suyos. Siempre busca por email/teléfono antes de crear.
• No tener fallback: si la API del CRM se cae, el lead se pierde. Siempre encolar y/o mandar correo de respaldo.
• Sobre-cargar al CRM: no mandes todas las preguntas del bot al CRM. Solo lo relevante para vender: rubro, intención, urgencia, datos de contacto.
• No respetar rate limits: HubSpot y Pipedrive tienen límites por minuto. Para campañas masivas, agendar y throttlear.

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